ارسال الکترونیکی مدارک به WES

راهنمای تخصصی ارسال الکترونیکی مدارک به WES در ۲۰۲5

آیا قصد مهاجرت تحصیلی یا کاری به کانادا یا آمریکا دارید؟ در این مقاله جامع یاد می گیرید چگونه مدارک خود را به صورت الکترونیکی برای WES ارسال کنید، از مراحل ثبت نام و دریافت کد رفرنس تا مدیریت هزینه ها و پرداخت ارزی با کمک خدمات سریع و مطمئن تهران پیکاپ.

ارسال الکترونیکی مدارک به WES، مراحل wes، ارزشیابی و معادل سازی مدارک

چکیده:

برای ارزیابی مدارک تحصیلی و دریافت معادل سازی معتبر بین المللی، متقاضی باید در سایت WES ثبت نام کند، فرم ها را تکمیل کرده و هزینه ارزیابی را به صورت ارزی و به کمک تهران پیکاپ پرداخت کند. پس از دریافت کد رفرنس (Reference Number)، مدارک ترجمه شده شامل دانشنامه و ریزنمرات باید آماده شوند. مدرک تحصیلی ترجمه شده توسط متقاضی آپلود می شود، اما ریز نمرات رسمی باید مستقیماً از طریق دانشگاه برای WES ارسال گردد. ارسال مدارک می تواند به صورت الکترونیکی از ایمیل رسمی دانشگاه یا به صورت پستی در پاکت مهر و موم شده و توسط تهران پیکاپ انجام شود. پس از دریافت کامل مدارک، WES طی چند روز کاری گزارش رسمی معادل سازی مدارک را صادر می کند. هزینه این فرآیند شامل تعرفه ارزیابی، هزینه ترجمه رسمی و پست بین المللی است که با خدماتی مانند پرداخت ارزی و ارسال مدارک توسط تهران پیکاپ به راحتی قابل انجام است. این گزارش تا پنج سال اعتبار دارد و برای پذیرش تحصیلی یا مهاجرت استفاده می شود.

معادل سازی مدارک تحصیلی خارج از کشور

آشنایی با WES و انتخاب مسیر (معادل سازی مدارک تحصیلی خارج از کشور)

سازمان خدمات آموزشی جهانی (World Education Services) که به اختصار WES نامیده می شود، یک مرکز غیرانتفاعی و مرجع معتبر بین المللی است که وظیفه اصلی آن معادل سازی مدارک تحصیلی خارج از کشور و نمرات متقاضیانی است که قصد مهاجرت، کار، یا ادامه تحصیل در کشورهای آمریکای شمالی (به ویژه کانادا و آمریکا) و نیوزیلند را دارند. این سازمان، نتایج ارزیابی های خود را بر اساس استانداردهای آموزشی کشور مقصد تطبیق می دهد.   

اهمیت این ارزشیابی مدارک wes از تفاوت های بنیادین سیستم های آموزشی و نمره دهی در کشورهای مختلف، از جمله ایران، با نظام آموزشی آمریکای شمالی ناشی می شود. برای متقاضیان، داشتن گواهی WES نه تنها اعتبار مدارک تحصیلی را افزایش می دهد، بلکه برای اخذ پذیرش در بسیاری از دانشگاه ها و سازمان های مهاجرتی کانادا و آمریکا امری ضروری است. این گواهی به ویژه برای متقاضیان برنامه مهاجرتی اکسپرس انتری کانادا (Express Entry) نقش کلیدی ایفا می کند و امتیازات تحصیلی آن ها را در سیستم جامع رتبه بندی (CRS) تعیین می نماید. اعتبار گواهی صادرشده توسط WES معمولاً پنج سال از تاریخ صدور آن است.   

انواع ارزیابی مدارک WES 

WES برای اهداف مختلف، سه نوع ارزیابی اصلی ارائه می دهد که انتخاب درست آن ها در ابتدای فرآیند ضروری است. متقاضی باید هدف از ارسال مدارک برای wes را به وضوح مشخص کند:

جدول انواع ارزیابی WES و کاربرد آن ها

ارزیابی ECA که به طور خاص برای مقاصد مهاجرتی کانادا طراحی شده است، معمولاً ارزیابی مدرک به مدرک را در بر می گیرد، در حالی که ارزیابی درس به درس جامع تر بوده و بیشتر مورد تأیید دانشگاه های خارجی برای درخواست های تحصیلات تکمیلی است. متقاضیان تحصیلات تکمیلی اغلب باید گزینه Course-by-Course را انتخاب کنند تا دانشگاه بتواند یک معیار دقیق و قابل مقایسه از عملکرد آکادمیک فرد داشته باشد. این ارزیابی دقیق، نقشی حیاتی در روند ارزشیابی مدارک تحصیلی ایران در کانادا برای اخذ پذیرش در سطوح عالی دارد.   

مراحل ارزشیابی مدارک در WES

مراحل wes: ثبت نام و تشکیل پرونده آنلاین (مراحل wes)

گام ۱: ثبت نام و انتخاب کشور مقصد

متقاضی باید ابتدا به وب سایت رسمی WES (www.wes.org) مراجعه کرده و با کلیک بر روی گزینه “Get Started” فرآیند ثبت درخواست را آغاز نماید. در این مرحله، انتخاب کشور مقصد (کانادا یا آمریکا) تعیین کننده نوع سرویس و تعرفه ارزیابی خواهد بود. اگر هدف مهاجرت به کانادا و استفاده از اکسپرس انتری است، حتماً گزینه کانادا باید انتخاب شود. در مرحله بعد، باید هدف از ارزیابی (تحصیل، اشتغال یا مهاجرت) نیز به دقت مشخص شود.   

گام ۲: تکمیل اطلاعات و دریافت کد رفرنس

پس از انتخاب مقصد و نوع ارزیابی، متقاضی باید فرم های آنلاین را با جزئیات کامل اطلاعات هویتی، تحصیلی (شامل نام دانشگاه ها، مقاطع تحصیلی، رشته و سال های فارغ التحصیلی) و نشانی ایمیل تکمیل کند. پس از تکمیل و پرداخت اولیه هزینه ها (که در بخش هزینه ها به تفصیل توضیح داده می شود)، سازمان WES یک کد شناسایی حیاتی به نام “شماره رفرنس” (Reference Number) به متقاضی اختصاص می دهد.   

این شماره رفرنس، که حکم کد شناسایی پرونده متقاضی را دارد، از اهمیت بالایی برخوردار است. متقاضی موظف است این کد را در تمام مکاتبات با WES و مهم تر از آن، هنگام مراجعه به دانشگاه مبدأ برای تشکیل پرونده ارسال مدارک برای wes، ارائه دهد. این کد تضمین می کند که مدارکی که از سوی دانشگاه ارسال می شوند، به پرونده صحیح متقاضی الحاق گردند. بدون درج این کد روی مدارک یا در فرآیند ارسال الکترونیکی، WES نمی تواند مدارک را پردازش کند و فرآیند با تأخیر جدی مواجه خواهد شد.   

مدارک لازم ارزشیابی مدارک wes

مدارک لازم و الزامات ترجمه (چک لیست متقاضی)

برای شروع فرآیند ارزشیابی مدارک wes، متقاضی باید مجموعه ای از مدارک را آماده کند. این مدارک به دو دسته تقسیم می شوند: مدارکی که متقاضی باید آماده کرده و در حساب کاربری خود آپلود کند (مانند کپی ترجمه دانشنامه)، و مدارکی که باید مستقیماً توسط دانشگاه مبدأ به WES ارسال شوند (مانند ریز نمرات رسمی).

مدارک اصلی مورد نیاز

مدارک اصلی که باید توسط متقاضی آماده شوند، شامل موارد زیر است:

• کپی دانشنامه (مدرک فارغ التحصیلی) برای هر مقطع تحصیلی.
• کپی ریز نمرات (کارنامه کلی) برای هر مقطع تحصیلی.
• ترجمه رسمی این مدارک (دانشنامه و ریز نمرات).   

در مورد ترجمه، WES مدارک ترجمه شده رسمی را نیاز دارد. بر اساس رویه برخی دانشگاه ها، مهر مترجم رسمی کفایت می کند و نیازی به تأییدیه دادگستری و وزارت امور خارجه نیست؛ اما متقاضیان برای اطمینان و همچنین استفاده احتمالی از ترجمه ها در سایر مراحل اپلای، باید شرایط خاص دانشگاه و الزامات WES را بررسی کنند.   

یک نکته بسیار حیاتی که متقاضیان باید به آن توجه کنند، این است که سازمان WES اکیداً توصیه می کند که اصل مدارک (مانند دانشنامه) برای آن ها ارسال نشود، چرا که WES مدارک دریافتی را به متقاضی باز نمی گرداند.   

چک لیست مدارک لازم برای ارسال به WES

بسیار مهم است که متقاضیان میان مدارکی که خودشان باید آپلود کنند و مدارکی که باید توسط نهاد صادرکننده ارسال شود، تمایز قائل شوند.

جدول چک لیست مدارک لازم برای ارسال به WES و مسئولیت ارسال

WES برای حفظ اعتبار فرآیند ارزشیابی مدارک تحصیلی و جلوگیری از دستکاری احتمالی، ریز نمرات (نمرات واحد به واحد) را تنها در صورتی رسمی می داند که مستقیماً از مبدأ آکادمیک (دانشگاه) و از طریق یک کانال تأیید شده (الکترونیکی یا پستی مهر و موم شده) دریافت شده باشد. در نتیجه، متقاضیان باید در دانشگاه محل تحصیل خود تشکیل پرونده داده و از آن مرکز بخواهند تا ریز نمرات را مستقیماً برای WES فرستادن مدارک به wes را انجام دهد.   

ارسال الکترونیکی مدارک به WES

 راهکار امن برای فرستادن مدارک به wes

ارسال الکترونیکی مدارک به WES در سال های اخیر به روشی استاندارد و ترجیحی تبدیل شده است. این روش نه تنها امنیت و کارایی بیشتری دارد، بلکه فرآیند ارزیابی را نیز تسریع می بخشد. برای متقاضیان ایرانی، این روش به دلیل تغییر رویه های دانشگاه های داخلی، اهمیت مضاعفی پیدا کرده است.   

لزوم ارسال الکترونیکی: پاسخ به محدودیت های دانشگاه های ایران

در سال های اخیر، بسیاری از دانشگاه های بزرگ و اصلی ایران (مانند دانشگاه تهران) به طور رسمی اعلام کرده اند که خدمات پستی برای ارسال مدارک به خارج از کشور، از جمله دانشنامه و گواهی ها، را ارائه نمی دهند و این فرآیند باید منحصراً از طریق روشهای الکترونیکی تأیید شده صورت پذیرد. این تغییر رویه، عملاً ارسال الکترونیکی را به تنها گزینه عملی و رسمی برای ارزشیابی مدارک تحصیلی ایران در کانادا تبدیل کرده است.   

سازمان WES به دلیل شروع پاندمی و متعاقباً برای افزایش امنیت، اقدام به ایجاد پروتکل های قوی برای پذیرش مدارک دیجیتال کرده است. به عنوان مثال، دانشگاه هایی مانند صنعتی خواجه نصیرالدین طوسی، دانشگاه تهران، دانشگاه آزاد و پیام نور، یک فرآیند الکترونیکی ایجاد کردند که طی آن مدارک متقاضیان پس از تأیید نهایی توسط معاونت بین الملل، از طریق یک آدرس ایمیل اختصاصی و در قالب یک فایل PDF واحد برای WES ارسال می کنند. 

روش رسمی انتقال دیجیتال مدارک به  WES

ارسال از طریق ایمیل رسمی دانشگاه (Official Email)

الزامات اصلی برای ارسال مدارک از طریق ایمیل:

1. حساب ایمیل رسمی: ایمیل باید حتماً از یک آدرس ایمیل رسمی و سازمانی دانشگاه (Official Institutional Email Account) ارسال شود.
2. احراز هویت فرستنده: WES باید بتواند فرستنده ایمیل را در وب سایت دانشگاه تأیید کند (مثلاً فرد یا دپارتمانی که مسئول دفتر ثبت یا امتحانات است).   
3. فرمت امن: مدارک پیوست شده باید در یک فرمت امن و غیرقابل تغییر (immutable format) مانند PDF باشند.
4. بررسی های امنیتی: ایمیل ها باید از بررسی های دقیق ضد جعل (anti-spoofing) و امنیتی WES عبور کنند.   

هشدار تخصصی: متقاضیان باید به شدت از ارسال ریز نمرات یا هرگونه مدرک رسمی آکادمیک به عنوان پیوست از آدرس های ایمیل شخصی خودداری کنند. WES اسناد الکترونیکی را صرفاً از منابع تأییدشده و مورد اعتماد می پذیرد. این سخت گیری در رویه فرستادن مدارک به wes نشان دهنده تعهد سازمان به تضمین اصالت مدارک در مسیر ارزشیابی مدارک تحصیلی خارج از کشور است.   

هزینه ارسال مدارک به wes

مدیریت هزینه ها: تعرفه های WES، هزینه پست و خدمات پرداخت ارزی

فرآیند ارسال مدارک به wes علاوه بر مراحل اداری پیچیده، شامل هزینه های متعددی است که متقاضیان باید برای آن ها برنامه ریزی کنند. این هزینه ها شامل تعرفه های اصلی WES، هزینه های جانبی دانشگاه مبدأ، و هزینه های مربوط به ترجمه و خدمات پرداخت ارزی است.

جدول تفکیک هزینه های اصلی WES

هزینه های اصلی خدمات WES بر اساس کشور مقصد و نوع پکیج انتخابی متفاوت است. 

جدول هزینه ارسال مدارک به wes (برآورد ۲۰۲5)

باید توجه داشت که این مبالغ، صرفاً هزینه های خدمات WES هستند. هزینه کلی برای متقاضی می تواند به مراتب بالاتر باشد. برآوردها نشان می دهد که مجموع هزینه ها شامل WES، ترجمه رسمی، هزینه های اداری دانشگاه، و خدمات واسطه برای ارزیابی درس به درس می تواند بین ۳۵۰ تا ۶۰۰ دلار آمریکا یا بیشتر متغیر باشد.   

هزینه های جانبی و خدمات پرداخت ارزی

از آنجایی که متقاضیان ایرانی با محدودیت های بانکی برای پرداخت های بین المللی مواجه هستند، معمولاً استفاده از خدمات واسطه پرداخت برای واریز هزینه به سایت WES (به دلار کانادا یا آمریکا) ضروری است. مجموعه ای مانند تهران پیکاپ،  کارمزدی را برای تبدیل ارز و انجام پرداخت ها دریافت می کند.   

همچنین، در صورتی که دانشگاه مبدأ هنوز از روش فیزیکی استفاده می کند یا حتی برای فرآیندهای اداری مربوط به ارسال الکترونیکی، هزینه هایی را برای تشکیل پرونده یا خدمات پستی (Courier Services) درخواست کند، متقاضی باید این مبالغ را نیز پرداخت نماید. بعلاوه در صورتی که دانشگاهی گزینه ارسال الکترونیکی یا پستی نداشته باشد، میتوان از خدمات ارسال مدارک مجموعه تهران پیکاپ استفاده کرد که تضمین می کند که مدارک در بسته های ایمن و قابل پیگیری (Trackable) به مقصد برسند تا از صحت عملکرد و دریافت سالم بسته اطمینان حاصل شود.   

مدت زمان دریافت گواهی WES

مدت زمان و پیگیری ارزشیابی مدارک (ارزشیابی مدارک تحصیلی)

زمان استاندارد و خدمات فوری

مدت زمان استاندارد برای دریافت گواهی WES پس از دریافت و تأیید کامل تمامی مدارک مورد نیاز (نه از زمان ثبت نام) معمولاً ۷ تا ۱۰ روز کاری است. این زمان بندی برای ارزیابی ECA (مهاجرتی) و Document-by-Document عموماً کوتاه تر از روش Course-by-Course است.   

برای متقاضیانی که به زمان کمتری نیاز دارند، WES امکان استفاده از خدمات ارزیابی فوری را فراهم کرده است. با پرداخت هزینه اضافی (که می تواند در حدود ۱۰۰ دلار کانادا یا بیشتر باشد)، زمان پردازش می تواند به ۳ تا ۵ روز کاری کاهش یابد.   

عوامل تأخیر در فرآیند ارزشیابی

متقاضیان باید در نظر داشته باشند که زمان بندی اعلام شده توسط WES تنها پس از “تکمیل پرونده” و “تأیید اصالت” مدارک آغاز می شود. بزرگترین عامل تأخیر در روند ارزشیابی مدارک wes، تأخیر یا عدم موفقیت در تأیید اصالت مدارک از سوی دانشگاه مبدأ است.   

اگر WES در احراز هویت فرستنده ایمیل رسمی دانشگاه یا تأیید مهر و موم پاکت های پستی (در روش های فیزیکی) به مشکل برخورد کند، یا اگر نیاز به تحقیق بیشتر درباره اعتبار مؤسسه آموزشی یا جزئیات مدرک باشد، فرآیند صدور تأییدیه می تواند بسیار طولانی تر شود. 

نکات حیاتی و دام های پنهان در ارسال مدارک به WES

1. عدم آپلود ریز نمرات توسط متقاضی
2. عدم ارسال اصل مدرک
3. توجه به تمایز در مقاصد ارزیابی :WESعمدتاً برای ارسال مدارک به کانادا(مهاجرت و تحصیل) و آمریکا فعالیت می کند  و برای سایر مقاصد مثل ارسال مدارک به آلمان، سازمان های دیگری نظیر DAAD یا ANABIN (برای معادل سازی و تأیید مدارک تحصیلی خارج از کشور) مرجع اصلی هستند.
4. الزامات خاص مقاطع تحصیلی: در برخی موارد، به ویژه برای مدارک تحصیلات تکمیلی نظیر دکتری، WES ممکن است مدارک تکمیلی دیگری را نیز درخواست کند.

سوالات پرتکرار (FAQ) ارسال الکترونیکی مدارک به WES

آیا ارسال فیزیکی مدارک هنوز مجاز است یا ارسال الکترونیکی اجباری است؟

ارسال فیزیکی (پستی مهر و موم شده) همچنان توسط WES پذیرفته می شود، اما WES ارسال الکترونیکی از طریق کانال های تأیید شده را ترجیح می دهد.   

اگر دانشگاه ما امکان ارسال الکترونیکی رسمی از طریق ایمیل را نداشته باشد، چه باید کرد؟

شما می توانید ریز نمرات رو در پاکت مهر و موم شده دانشگاه تحویل گرفته و با استفاده از خدمات ارسال مدارک مجموعه تهران پیکاپ اقدام به ارسال پستی آن نمائید.

مدت زمان اعتبار گواهی WES چقدر است؟

گواهی ارزیابی مدارک wes از تاریخ صدور، به مدت ۵ سال معتبر است.   

هزینه ارزیابی ECA برای مهاجرت به کانادا چقدر است و آیا می توانم آن را ارتقا دهم؟

هزینه پایه WES برای ECA کانادا حدود ۲۲۳ دلار کانادا است. 

آیا برای ارسال مدارک به WES، نیاز به تأیید دادگستری و امور خارجه بر روی ترجمه ها هست؟

معمولاً برای فرستادن مدارک به wes، مهر مترجم رسمی کفایت می کند و نیازی به تأیید دادگستری نیست. با این حال، از آنجایی که ممکن است مدارک ترجمه شده برای سایر مراحل اپلای یا ویزا مورد نیاز باشند، توصیه می شود برای اطمینان، با دفتر ترجمه رسمی و وب سایت WES الزامات را بررسی کنید.   

آیا WES برای ارزیابی مدارک، اصل دانشنامه را برمی گرداند؟

خیر. WES مدارک دریافتی را به شما باز نمی گرداند. به همین دلیل، تأکید می شود که متقاضیان تحت هیچ شرایطی اصل دانشنامه خود را برای WES ارسال نکنند.   

اگر مدرک تحصیلی قبلی (مانند کارشناسی) را دریافت نکرده باشم، می توانم مدرک مقطع بالاتر (مانند ارشد) را برای WES ارسال کنم؟

خیر. برای دریافت دانشنامه مقطع بالاتر، ارائه دانشنامه مقطع قبل الزامی است. بنابراین، برای ارزشیابی مدارک تحصیلی توسط WES، شما باید تمامی مدارک مرتبط با مقطع مورد نظر و مقاطع پیشین را داشته باشید.   

مطالب مرتبط:

ارسال مدارک به امریکا و کانادا

چگونه از خدمات ارسال مدارک بین‌ المللی استفاده کنیم؟

ارسال مدارک تحصیلی به خارج از کشور