نحوه ارسال مدارک به دانشگاه های خارجی

می خوای مدارکت رو درست و سریع به دانشگاه خارجی بفرستی؟ صفر تا صد  ارسال مدارک تحصیلی به خارج از کشور، از لغو تعهد تا ارزیابی WES را در این راهنمای کامل یاد بگیر و اشتباه نکن!

چکیده:

ارسال مدارک تحصیلی به دانشگاه های خارجی و مؤسسات ارزیابی بین المللی مانند WES یکی از حیاتی ترین مراحل اپلای است. مدارک باید به صورت رسمی، در پاکت مهر و موم شده دانشگاه و با ترجمه دارای مهر دادگستری و وزارت امور خارجه ارسال شوند تا اصالت آن ها تأیید گردد. فارغ التحصیلان دوره روزانه دانشگاه های دولتی باید ابتدا لغو تعهد آموزش رایگان را از طریق سامانه سجاد انجام دهند تا امکان دریافت دانشنامه و ریزنمرات فراهم شود. مدارک ترجمه شده سپس باید با رعایت ضوابط قانونی و استفاده از مهرهای رسمی تأیید شوند. برای ارزیابی اعتبار تحصیلی (ECA)، گزارش WES به عنوان معیار اصلی برای کانادا و آمریکا شناخته می شود و نوع ارزیابی بسته به هدف مهاجرتی یا تحصیلی انتخاب می شود. ارسال مدارک باید از طریق پست سریع بین المللی با قابلیت رهگیری انجام گیرد تا از تأخیر یا گم شدن جلوگیری شود. مدیریت دقیق هزینه ها، مهرها، و زمان بندی، کلید موفقیت در این فرآیند است.

مقدمه و الزامات بنیادی ارسال مدارک

چرا ارسال صحیح مدارک به دانشگاه های خارجی، مهم تر از ترجمه آن است؟

فرآیند اپلای برای ادامه تحصیل در دانشگاه های بین المللی، یک زنجیره اداری طولانی و چند مرحله ای است. در این میان، ارسال فیزیکی یا الکترونیکی مدارک تحصیلی به دانشگاه یا مؤسسات ارزیابی اعتبار، یکی از حیاتی ترین مراحل محسوب می شود. اشتباه در این مرحله ، به سادگی می تواند تلاش های ماه ها تحقیق، آزمون زبان، و آماده سازی پذیرش را خنثی کند.

دانشگاه های مقصد و سازمان های ارزیابی اعتبار (مانند WES) تنها به دنبال تأیید محتوای مدارک نیستند، بلکه هدف اصلی آن ها تأیید منبع صدور و اصالت مدارک است. بنابراین، نهادهای بین المللی اصرار دارند که مدارک کلیدی باید مستقیماً از مبدأ (یعنی دانشگاه یا وزارت امور خارجه) ارسال شوند یا حداقل در پاکت های رسمی و مهر و موم شده (پلمپ) توسط متقاضی پست گردند تا هرگونه تردید در مورد جعل مدارک برطرف شود. به همین دلیل، انتخاب روش ارسال، شرکت پستی معتبر، و پیروی از دستورالعمل های دقیق پلمپ و تأیید، اهمیتی به مراتب بیشتر از کیفیت ترجمه اولیه پیدا می کند.   

مراحل ارسال مدارک به دانشگاه های خارجی

به طور کلی، فرآیند ارسال مدارک دانشگاهی به خارج از کشور، چه برای ادامه تحصیل و چه برای ارزیابی جهت یافتن شغل، شامل چهار گام استاندارد است که باید با دقت و توالی زمانی صحیح دنبال شوند :   

1. جمع آوری مدارک: متقاضی باید تمام مدارک تحصیلی خود، از جمله دانشنامه، ریزنمرات، و مدارک کارشناسی یا کارشناسی ارشد را جمع آوری کند. برای دانشجویان مقطع دکتری، گواهی اعطای مدرک دکتری، شامل عنوان تز و تاریخ دفاع، نیز ضروری است.   
2. ترجمه رسمی و تاییدات داخلی: مدارک باید توسط یک مترجم رسمی و معتبر به زبان رسمی کشور مقصد ترجمه شوند. این ترجمه ها باید دارای مهر و امضای مترجم رسمی باشند و نام کامل متقاضی، تاریخ تولد، و اطلاعات دانشگاه به درستی در آن درج شده باشد.   
3. دریافت تأییدیه نهادهای ذیصلاح: در موارد متعددی، به ویژه برای دانشگاه های اروپایی یا سفارتخانه ها، لازم است که ترجمه مدارک توسط نهادهای ذیصلاح در کشور مبدأ، یعنی دادگستری و وزارت امور خارجه، تأیید و مهر شود.   
4. ارسال نهایی مدارک: مدارک ترجمه و تأیید شده (یا ارزیابی شده) باید به آدرس مقصد (دانشگاه، WES، یا موسسه ارزیابی) ارسال شوند.

آماده سازی مدارک جهت ارسال به دانشگاه های خارجی

لغو تعهد، ترجمه رسمی و تاییدات دولتی  

لغو تعهد آموزش رایگان

پیش از هر اقدام برای ترجمه رسمی و ارسال مدارک، فارغ التحصیلان دوره روزانه دانشگاه های دولتی (سراسری) باید نسبت به لغو تعهد خدمت آموزش رایگان خود اقدام کنند. عدم لغو تعهد، مانع از دریافت دانشنامه و ریزنمرات قابل ترجمه می شود و عملاً فرآیند اپلای را متوقف می کند.   

گردش کار سامانه سجاد و روش های لغو تعهد: متقاضیان باید ابتدا در سامانه سجاد وزارت علوم به نشانی portal.saorg.ir ثبت نام کرده و از طریق منوی خدمات > اداره امور دانشجویان داخل > لغو تعهد آموزش رایگان، درخواست خود را بارگذاری و ثبت کنند لغو تعهد آموزش رایگان باید همیشه از مقطع پایین تر شروع شود. 

مراحل دریافت ریزنمرات و دانشنامه (دانشگاه سراسری و آزاد)

پس از لغو تعهد و دریافت امکان ترجمه، متقاضی باید مدارک اصلی را برای ترجمه رسمی آماده کند:

• دانشگاه سراسری: دریافت ریزنمرات رسمی قابل ترجمه از طریق سامانه سجاد و سیستم گلستان انجام می شود. پس از تکمیل مراحل و پرداخت هزینه ها، ریزنمرات صادر و به صورت آنلاین در اختیار متقاضی قرار می گیرد.
• دانشگاه آزاد اسلامی: متقاضیان می توانند درخواست ریزنمرات خود را از طریق سامانه آموزشیار دانشگاه آزاد ثبت کنند. در این حالت، نیازی به مراجعه حضوری برای درخواست ریزنمرات نیست.    

ترجمه رسمی مدارک دانشگاهی و اخذ مهرهای دولتی

مدارک جمع آوری شده باید به یک دارالترجمه رسمی معتبر تحویل داده شوند. ترجمه باید دقیق و بدون نقص باشد و اطلاعات هویتی و تحصیلی متقاضی به درستی ذکر شده باشد. تاییدیه دادگستری و وزارت امور خارجه برای اعتبار بخشیدن به مدارک ایرانی در سطح بین المللی و برای ارائه به سفارتخانه ها و برخی دانشگاه های اروپایی الزامی است.   

الزامات ارزیابی اعتبار تحصیلی (ECA): راهنمای WES و پلمپ دانشگاهی

WES و ECA: ابزاری کلیدی برای مهاجرت و پذیرش آمریکای شمالی

World Education Services (WES) یک سازمان غیرانتفاعی و معتبر در آمریکای شمالی (آمریکا و کانادا) است که وظیفه ارزیابی و معادل سازی مدارک تحصیلی بین المللی را بر عهده دارد. از آنجایی که سیستم نمره دهی و ارزشیابی آموزشی ایران با استانداردهای کانادا و آمریکا متفاوت است، داشتن ECA (Educational Credential Assessment) از WES اغلب برای ادامه تحصیل یا مهاجرت از طریق سیستم اکسپرس اینتری (PR) به کانادا اجباری است. اگر هدف صرفاً اخذ اقامت دائم از طریق مهاجرت نیروی کار ماهر (Skilled Worker) باشد، پلن  DxD کفایت می کند، اما برای پذیرش های دانشگاهی که نیازمند ارزیابی دقیق واحدهای گذرانده شده هستند، CxC حیاتی است.

فرآیند ارسال مدارک به WES

 الزامات پلمپ دانشگاهی

پس از ثبت نام در وب سایت WES، دریافت شماره مرجع (Reference Number) هفت رقمی، و پرداخت هزینه ارزیابی، متقاضی باید مدارک خود را به WES ارسال کند. مدارک باید در پاکت مخصوص دانشگاه قرار گرفته و توسط مهر و امضای رسمی دانشگاه پلمپ (مهر و موم) شوند.   

روش های ارسال توسط دانشگاه های ایرانی:

1. ارسال پستی مستقیم توسط دانشگاه: برخی از دانشگاه ها، مانند دانشگاه آزاد (واحد علوم و تحقیقات)، خود فرآیند ارسال مستقیم مدارک به WES را انجام می دهند. متقاضیان دانشگاه آزاد باید با در دست داشتن اصل دانشنامه و ریزنمرات و ترجمه رسمی آن ها، تشکیل پرونده حضوری دهند. پس از بررسی و واریز هزینه، دانشگاه می تواند مدارک را الکترونیکی به ایمیل رسمی موسسات معتبر و دانشگاه های خارج از کشور (مانند verifications@intl.iau.ir) ارسال کند. این روش امنیت و اعتبار بالاتری را فراهم می کند.   
2. ارسال الکترونیکی مدارک تأیید شده (سراسری): برخی دانشگاه های دولتی مانند دانشگاه شیراز، مدارک ترجمه شده و ممهور به مهر دادگستری و وزارت امور خارجه را به صورت الکترونیکی از طریق ایمیل رسمی دانشگاه به مقصد ارسال می کنند.   
3. تحویل پاکت پلمپ به دانشجو: برخی دانشگاه ها پاکت مهر و موم شده را به دانشجو تحویل می دهند و مسئولیت ارسال فیزیکی مدارک با پست سریع بر عهده دانشجو خواهد بود. دانشجویان برای ارسال پستی پاکت مهر و موم شده میتوانند از خدمات ارسال مدارک مجموعه تهران پیکاپ استفاده نمایند.

انتخاب سرویس پست سریع بین المللی و نکات امنیتی جهت ارسال مدارک به دانشگاه های خارجی

چرا پست ملی ایران پاسخگو نیست و معیارهای انتخاب شرکت پستی

به دلیل محدودیت های بین المللی و نیاز به سرعت و امنیت بالا، ارسال مدارک تحصیلی به خارج از کشور باید منحصراً از طریق شرکت های واسطه پستی مانند تهران پیکاپ انجام شود. پست ملی جمهوری اسلامی ایران به دلایل شرایط موجود و عدم پوشش جهانی سرویس های اکسپرس، گزینه مناسبی برای مدارک حساس تحصیلی نیست.   

انتخاب شرکت پستی مناسب باید بر اساس معیارهای زیر صورت گیرد :   

• امنیت و اعتبار: سابقه فعالیت شرکت و اعتبار بین المللی آن برای حفظ سلامت و محرمانگی مدارک.
• سرعت تحویل (Express Service): مدارک باید در کوتاه ترین زمان ممکن به مقصد برسند.
• قابلیت رهگیری (Tracking): امکان ردیابی مرسوله در تمام مراحل از مبدأ تا تحویل در مقصد، امری ضروری است.   

تخمین زمان تحویل بر اساس مقصد

مدت زمان ارسال بسته به مقصد و نوع سرویس انتخابی متفاوت است:   

• کشورهای همسایه (ترکیه، امارات): بین ۳ تا ۵ روز کاری.
•  آمریکایی (کانادا، آمریکا): بین 7 تا 10 روز کاری.
• کشورهای اروپایی: بین 5 تا 7 روز کاری.

هزینه ارسال مدارک تحصیلی به خارج از کشور

تفکیک هزینه های اصلی و جانبی

هزینه ارسال مدارک به خارج از کشور، تنها شامل تعرفه پستی نیست، بلکه شامل آماده سازی داخلی، ارزیابی اعتبار و هزینه های ارسال بین المللی است. از آنجایی که بخش عمده ای از این هزینه ها به دلار یا دلار کانادا محاسبه می شود، نوسانات نرخ ارز تأثیر مستقیمی بر بودجه نهایی متقاضی دارد.

هزینه های آماده سازی اولیه و دولتی

این بخش شامل تمامی هزینه هایی است که متقاضی باید برای قانونی کردن مدارک در داخل کشور بپردازد:

• لغو تعهد آموزش رایگان: در صورتی که متقاضی از روش پرداخت نقدی برای لغو تعهد استفاده کند، بسته به مقطع و طول تحصیل، مبالغ سنگینی برای خرید تعهد باید پرداخت شود.   
• ترجمه رسمی: شامل هزینه های دارالترجمه رسمی برای ترجمه رسمی بدون غلط.
• مهرهای دولتی: هزینه های مصوب برای تأییدات دادگستری (۶۰,۰۰۰ تومان برای هر مدرک در سال 1404) و وزارت امور خارجه (۱۵,۰۰۰ تومان برای هر صفحه در سال 1404).   

هزینه های ارزیابی اعتبار تحصیلی

اگر مقصد متقاضی کانادا یا آمریکا باشد، هزینه های ارزیابی WES باید پرداخت گردد. متقاضیان می توانند برای پرداخت دلاری هزینه ارزشیابی WES از خدمات پرداخت آنلاین ارزی مجموعه تهران پیکاپ استفاده نمایند.

هزینه پست سریع بین المللی

هزینه ارسال مدارک تحصیلی به خارج، عمدتاً بر اساس وزن جرمی و مقصد محاسبه می شود. مدارک تحصیلی (زیر ۵۰۰ گرم) در دسته بندی اکسپرس بالاترین هزینه واحد را دارند تا امنیت آن ها تضمین شود.

مقایسه هزینه و زمان ارسال مدارک (زیر ۵۰۰ گرم) با پست مجموعه تهران پیکاپ به دانشگاه های خارجی

نتیجه گیری

چک لیست ارسال مدارک به دانشگاه های خارجی

فرآیند ارسال مدارک تحصیلی به دانشگاه های خارجی، ترکیبی پیچیده از الزامات دولتی داخلی (لغو تعهد و تاییدات دادگستری/خارجه)، استانداردهای بین المللی (WES/ECA)، و دقت لجستیکی (پست سریع و پلمپ) است. مدیریت موفقیت آمیز این فرآیند، مستلزم برنامه ریزی دقیق و آگاهی کامل از الزامات اصالت مدارک (ارسال مستقیم یا پلمپ دانشگاه) است. راهبرد بهینه این است که تمامی مراحل اداری داخلی و لغو تعهد به سرعت آغاز شود تا در مرحله نهایی، تأخیرهای زمانی اجباری (مانند دوره انتظار یک ساله کاریابی به منظور لغو تعهد) مانع از رسیدن مدارک به ددلاین های اپلای نشود.

چک لیست نهایی قبل از پست

اطمینان از تکمیل دقیق موارد زیر قبل از ارسال مدارک به دانشگاه یا مؤسسه ارزیابی، حیاتی است:

• لغو تعهد خدمت آموزش رایگان (در صورت لزوم) برای تمامی مقاطع قبلی انجام شده باشد.   
• دانشنامه و ریزنمرات اصلی قابل ترجمه با مهر دانشگاه دریافت شده باشد.   
• ترجمه رسمی مدارک با مهرهای تأیید دادگستری و وزارت امور خارجه اخذ شده باشد.   
• کد مرجع هفت رقمی WES (در صورت لزوم) دریافت و پرداخت های مربوطه انجام شده باشد.   
• پاکت مخصوص دانشگاه (Sealed Envelope) توسط دانشگاه مهر و موم و پلمپ شده باشد (در صورت ارسال فیزیکی).   
• هزینه ارسال پستی (تقریباً 35 تا 65 دلار) محاسبه و پرداخت شده باشد.   
• آدرس مقصد (دانشگاه یا WES) به صورت انگلیسی و دقیق بررسی و در فرم سفارش درج شده باشد.   
• بسته بندی نهایی مدارک به منظور مقاومت در برابر ضربه و حفظ سلامت محتویات صورت گرفته باشد.   

سوالات پرتکرار (FAQ)

آیا می توانم مدارک را خودم به جای دانشگاه ارسال کنم؟

ترجیحا ارسال باید مستقیماً از منبع صدور (دانشگاه مبدأ) و در پاکت مهر و موم شده یا از طریق ایمیل رسمی دانشگاه صورت پذیرد. اگر دانشگاه پس از پلمپ، پاکت را به شما تحویل دهد، مسئولیت ارسال فیزیکی آن از طریق تهران پیکاپ بر عهده شماست، اما پلمپ دانشگاه باید دست نخورده باقی بماند. 

چه مدت زمانی طول می کشد تا مدارک به WES برسد و ارزیابی شود؟

زمان ارسال پستی از ایران به کانادا یا آمریکا معمولاً بین ۷ تا ۱۰ روز کاری است. 

آیا تاییدیه وزارت امور خارجه برای دانشگاه های اروپا لازم است؟

بله، در اغلب موارد، مدارک ترجمه شده شما باید حتماً ابتدا توسط دادگستری و سپس توسط وزارت امور خارجه تأیید شوند تا اعتبار رسمی مدارک ایرانی برای ارائه در خارج از کشور تضمین شود.   

چگونه از سامانه سجاد ریز نمرات دانشگاه سراسری را دریافت کنم؟

برای دریافت ریزنمرات دانشگاه سراسری، متقاضی باید ابتدا مراحل لغو تعهد آموزش رایگان خود را تکمیل کرده باشد. سپس باید به سامانه سجاد (portal.saorg.ir) مراجعه کرده و درخواست خود را در بخش امور دانشجویان داخل ثبت نماید. ریزنمرات جامع و قابل ترجمه، پس از صدور دانشنامه، صادر و در اختیار متقاضی قرار می گیرد.

مطالب مرتبط:

صفر تا صد ارسال مدارک تحصیلی به خارج از کشور

ارسال مدارک به عمان

چگونه از خدمات ارسال مدارک بین‌ المللی استفاده کنیم؟